Ein gewisser Anteil jeder Spende muss bei Hilfsorganisationen für die Verwaltung aufgewendet werden, aber warum eigentlich? Warum kann nicht einfach der gesamte Spendenbetrag 1:1 an die Bedürftigen übermittelt werden? Warum werden Verwaltungskosten fällig?

Dies sind berechtigte Fragen, für deren Beantwortung man sich zunächst vergegenwärtigen sollte, was grundlegend benötigt wird, damit die angestrebte humanitäre Hilfe in diesem Umfang auch dauerhaft geleistet werden kann.

• So muss beispielsweise technisch gewährleistet werden, dass man eine Spende entgegennehmen kann. Es wird also ein Spendenkonto benötigt, für das Bankgebühren fällig werden.
• Eine Webseite muss betrieben werden, um unabhängig von Überweisungen online Spenden annehmen zu können. Dafür werden wiederum Serverkosten und Entwicklungskosten fällig.
• Für weitere Zahlungsarten wie zum PayPal oder Sofortüberweisung werden ebenfalls Gebühren fällig.
• Dann muss regelmäßig redaktionelle Arbeit geleistet werden, um über die umgesetzten Hilfsprojekte zu berichten und für den guten Zweck zu werben, da ansonsten auf Dauer keine oder nur wenig Spenden eingehen und die benötigte Hilfe nicht finanziert werden kann.
• Dort hören die notwendigen Kosten aber nicht auf, da die Spende ja auch von der Spendenorganisation über lokale Projektpartner zu den Bedürftigen übermittelt werden müssen. Auch für diese Transaktionen werden Gebühren fällig, wobei auch vor Ort gegebenenfalls für den Aufwand und den Transport weitere Kosten fällig werden, um die Hilfsgüter letztlich an Bedürftigen übergeben zu können.
• Weiterhin muss für das Finanzamt und für die eigene Kontrolle alles feinsäuberlich dokumentiert werden. Dies ist ebenfalls mit personellem Aufwand verbunden. Was auch für die Projektplanung gilt.
  
  

Einiges lässt sich bis zu einem gewissen Grad zwar durchaus auch ehrenamtlich erledigen, wie zum Beispiel die Arbeit des Vereinsvorstands und der Vereinsmitglieder, aber in der Größenordnung in der muslimehelfen e.V. seit 1985 internationale Hilfe leistet, sind spezialisierte Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen zwingend notwendig. Ebenso wird auch die Miete für ein Büro benötigt, da nicht alles vollständig im Home Office geleistet werden kann.

Diese und weitere Kosten wie zum Beispiel für benötigte Hardware oder Software oder für Portokosten, für einen Telefonanschluss und für eine Internetleitung werden mit einem kleinem Anteil der Spenden bezahlt.

Verwaltungskosten sind daher unvermeidbar und notwendig, damit den Bedürftigen geholfen werden kann.